Identity Verification at Companies House: What You Need to Know

Ekonomik Suç ve Kurumsal Şeffaflık Yasası 2023 (Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 – ECCTA), 26 Ekim 2023 tarihinde Kraliyet Onayı alarak yürürlüğe girdi. Yasanın temel amacı, Birleşik Krallık şirket sicilini yeniden düzenleyerek şeffaflığı artırmak, dolandırıcılık, yolsuzluk ve kara para aklamayla mücadele etmektir. ECCTA kapsamındaki en önemli reformlardan biri, şirket yöneticileri, önemli kontrol sahibi kişiler (Persons with Significant Control – PSCs) ve Companies House nezdinde işlem yapan diğer kişiler için zorunlu kimlik doğrulama (Identity Verification – IDV) uygulamasının getirilmesidir.

Kimlik Doğrulamanın Getirilme Sebepleri

• Sahte yöneticiler gibi dolandırıcılık faaliyetlerini önlemek,

• Şirketleri kuran ve yöneten kişilerin doğrulanması yoluyla Companies House kayıtlarının doğruluğunu ve güvenilirliğini sağlamak,

• Birleşik Krallık iş ortamında ekonomik suçlarla mücadeleye yönelik genel stratejilere uyum sağlamak.

Kimler Kimliğini Doğrulamak Zorunda?

• Yeni yöneticiler ve PSC’ler, 18 Kasım 2025’ten itibaren, şirket kuruluşu veya atama öncesinde kimliklerini doğrulamalıdır.

• Mevcut yöneticiler ve PSC’ler için, bir sonraki onay beyanı (confirmation statement) ile eş zamanlı olarak kimlik doğrulamasını tamamlayabilecekleri 12 aylık bir geçiş süreci bulunmaktadır.

• LLP üyeleri ve ilerleyen dönemde sınırlı ortaklıklardaki genel ortaklar ile şirket adına işlem yapan kişiler de bu yükümlülüğe tabidir.

Zaman Çizelgesi

• 8 Nisan 2025 itibarıyla, GOV.UK One Login veya yetkilendirilmiş bir kurumsal hizmet sağlayıcı (Authorised Corporate Service Provider – ACSP) üzerinden isteğe bağlı kimlik doğrulama yapılabilecektir.

• 18 Kasım 2025’te zorunlu kimlik doğrulama başlayacak ve mevcut pozisyonlar için 12 aylık geçiş süresi uygulanacaktır.

• 2026 Baharı itibarıyla, şirket adına işlem yapan kişiler de doğrulama yapmak veya ACSP olmak zorunda kalacaktır.

Kimlik Nasıl Doğrulanır?

İki yöntem bulunmaktadır:

1. Doğrudan GOV.UK One Login üzerinden (ücretsiz). Akıllı telefon uygulaması veya tarayıcı tabanlı doğrulama ile biyometrik belgeler kullanılır ve ardından size özel kişisel bir kod verilir.

2. Yetkilendirilmiş bir kurumsal hizmet sağlayıcı (ACSP) aracılığıyla (ör. avukat, muhasebeci, şirket kuruluş danışmanı). Bu yöntem de aynı düzeyde güvence sağlar.

Kimlik doğrulama tamamlandığında verilen kişisel kod, Companies House’a yapılacak her resmi işlemde kimliğinizi kanıtlamak için kullanılacaktır.

Uyulmaması Durumunda Sonuçlar

Belirtilen süreler içinde zorunlu kimlik doğrulamasını tamamlamamak ciddi hukuki ve idari sonuçlara yol açabilir:

• Yasa kapsamında doğrulama gerektiren görevlerde (yönetici, LLP üyesi vb.) bulunmaktan men edilme,

• Companies House veya diğer yetkili kurumlar tarafından mali cezalar,

• Yanıltıcı veya yanlış bilgi verilmesi halinde cezai sorumluluk,

• Yasal gereklilikleri karşılamayan şirketin Companies House sicilinden silinmesi (company strike-off).

Ayrıca kimlik doğrulaması yapılmamış kişiler:

• Şirket belgelerini sunma,

• Yeni şirket kurma,

• Kurumsal kapasitede yasal işlem yapma gibi önemli görevleri yerine getiremeyecektir.

Sonuç

ECCTA 2023 ile getirilen yeni kimlik doğrulama gereklilikleri, Birleşik Krallık şirketler hukuku açısından önemli bir değişikliktir. 18 Kasım 2025’ten itibaren, yöneticiler, PSC’ler ve ilgili diğer taraflar kimliklerini Companies House veya yetkilendirilmiş bir kurumsal hizmet sağlayıcı aracılığıyla doğrulamakla yükümlü olacaktır.

Uyumu sağlamak ve olası yaptırımlardan kaçınmak için:

1. Organizasyon içinde doğrulama yükümlülüğü bulunan tüm kişileri belirleyin.

2. Doğrulama yöntemini seçin – doğrudan GOV.UK One Login veya Birleşik Krallık’ta AML (Kara Para Aklamayı Önleme) denetim kurumuna kayıtlı bir ACSP.

3. Son tarihten çok önce süreci tamamlayarak idari gecikmelerden kaçının.

4. Doğrulama kayıtlarını ve ilgili yazışmaları denetim ve uyum amaçlı saklayın.

5. Yükümlülükleriniz konusunda tereddüt varsa profesyonel hukuki/danışmanlık desteği alın.

Erken hazırlık, sorunsuz bir geçiş ve Birleşik Krallık şirket mevzuatına tam uyum sağlayacaktır.