Confirmation Statement Nedir ve Neden Önemlidir?

Birleşik Krallık hukukuna göre, şirketlerin yasal raporlama yükümlülüklerinin bir parçası olarak confirmation statement (doğrulama beyanı) sunmaları gerekmektedir. 2015 tarihli Small Business, Enterprise and Employment Act’in 92. maddesi uyarınca, Companies Act 2006’nın (CA 2006) 853A maddesi değiştirilmiş ve yıllık beyan zorunluluğu kaldırılarak bunun yerine confirmation statement rejimi getirilmiştir. Bu beyan, şirketin ilgili dönem boyunca Companies House’a sunmakla yükümlü olduğu tüm bilgilerin ya daha önce teslim edildiğini ya da bu beyanla birlikte sunulmakta olduğunu teyit eder (Section 853A(1), CA 2006).

Şirketler bu confirmation statement’ı her inceleme döneminin sona ermesinden itibaren 14 gün içinde sunmalıdır. İnceleme dönemi, şirketin kuruluş tarihiyle başlayan 12 aylık bir süre olarak tanımlanır ve her bir sonraki 12 aylık dönem, önceki inceleme döneminin bitimini takip eden gün başlar.

Bu takvime rağmen, şirketler confirmation statement’ı vadesinden önce, herhangi bir zamanda sunabilir. Bu durumda, yeni inceleme dönemi, beyanın sunulduğu tarihten sonraki gün başlar (Section 853A(6), CA 2006).

Ayrıca, confirmation statement tarihinden önceki beş gün içinde Sicil Memurluğu’na teslim edilen herhangi bir bilgi, aksi belirtilmediği sürece düzgün şekilde teslim edilmiş sayılır (Sections 853A(7)–(8), CA 2006).

Section 853A(1), CA 2006 uyarınca, tüm şirketler – ister kamu ister özel – her inceleme döneminin sona ermesinden itibaren 14 gün içinde Sicil Memurluğu’na aşağıdaki belgeleri sunmak zorundadır:

• Söz konusu döneme ilişkin sunulması gereken tüm bilgilerin:

  • Zaten sunulduğunu veya

  • Confirmation statement ile birlikte sunulmakta olduğunu teyit eden bir confirmation statement.

Bu yükümlülük, faaliyet göstermeyen (dormant) şirketler için de geçerlidir.

Bu yükümlülüğün yerine getirilmesi için şirketler Form CS01 kullanmalı ve uygun olduğu durumlarda aşağıdaki ek bilgileri sunmalıdır:

1. Hukuka Uygunluk Beyanı (Lawful Purpose Statement)

5 Mart 2024’ten itibaren, şirketlerin gelecekte gerçekleştirmeyi planladıkları faaliyetlerinin hukuka uygun olduğunu beyan etmeleri gerekmektedir.Bu yükümlülük, Section 853BA CA 2006 kapsamında, Section 60 ECCTA tarafından getirilmiştir.

2. Kayıtlı E-posta Adresi (Registered Email Address)

Section 30 ECCTA uyarınca, şirketler kayıtlı bir e-posta adresi sunmalıdır.Bu adres, 5 Mart 2024’ten sonra verilen ilk confirmation statement ile birlikte beyan edilmelidir.

3. Kayıtlı Ofis Adresi (Registered Office Address)

Eğer şirketin mevcut kayıtlı ofis adresi “uygun” değilse (örneğin belgeleri güvenilir şekilde alamıyorsa veya teslimatları onaylayamıyorsa), şirket confirmation statement ile aynı anda Form AD01 sunarak adres değişikliğini bildirmelidir (Section 86(2), CA 2006).

4. Ana Faaliyet Konusu (SIC Kodu – Principal Business Activities)

Şirketin ana faaliyetlerinde bir değişiklik varsa, bu durum Form CS01’in 1. bölümünde bildirilmelidir.Bu beyan, değişiklik olup olmadığına bakılmaksızın şirketin ilk confirmation statement’ında zorunludur.

5. Sermaye Beyanı (Statement of Capital)

Sermayeye sahip şirketler için bu bilgi Form CS01’in 2. bölümünde tamamlanmalıdır ve şu detayları içermelidir:

• İhraç edilen toplam hisse sayısı,

• Toplam nominal değer,

• Varsa ödenmemiş tutar,

• Her bir hisse türüne bağlı haklar,

• Para birimi bazında döküm.

Eğer son beyan 30 Haziran 2016’dan sonra sunulmuşsa ve herhangi bir değişiklik olmamışsa, yeni bir beyan sunulması gerekmez.

6. Hisselerin İşlem Durumu ve PSC Kaydından Muafiyet

Form CS01’in 3. bölümü, şirketlerin şu bilgileri sunmasını gerektirir:

• Hisselerinin Birleşik Krallık veya AB düzenlemeli bir piyasada işlem görüp görmediğini belirtmek,

• Şirketin DTR 5 kapsamındaki bir ihraççı olup olmadığını teyit etmek,

• PSC (önemli kontrol sahibi kişi) kaydını tutmaktan muaf olup olmadığını bildirmek.

  
  

7. Ortaklık Bilgileri (Shareholder Information)

Form CS01’in 4. bölümü, halka açık olmayan (non-traded) şirketlere uygulanır ve şu bilgileri içermelidir:

• Beyan döneminde tüm hissedarların tam isimleri,

• Dönem sonunda sahip oldukları hisse sayısı ve türü,

• Herhangi bir hisse devri ve bu devirlerin tescil tarihleri.

DTR 5 kapsamında olmayan halka açık şirketler ayrıca, ihraç edilen hisselerin %5 veya daha fazlasına sahip kişilerin ad ve adreslerini bildirmelidir.

Confirmation Statement Sunulmamasının Sonuçları

Confirmation statement’ın, inceleme döneminin bitiminden itibaren 14 gün içinde sunulmaması, kanuni bir ihlal teşkil eder ve aşağıdaki taraflar sorumlu tutulabilir:

• Şirketin kendisi,

• Her bir direktör ve şirket sekreteri (kamu şirketleri veya sekretere sahip özel şirketler için),(Eğer ihlali önlemek için tüm makul adımları attıklarını gösteremezlerse),

• Şirketin diğer sorumlu görevlileri,

• Gölge direktörler.

Section 853L(2), CA 2006 uyarınca, bu yükümlülüğe uyulmaması durumunda para cezası ve devam eden ihlal için günlük ceza uygulanabilir.

Ayrıca, Section 853L(5) kapsamında, ilk ihlali gerçekleştirmemiş olsa da yükümlülüğü ihlal etmeye devam eden görevliler, devam eden bu ihlalden sorumlu tutulabilir.

📌 Şirketinizin confirmation statement yükümlülüklerine uyum sağladığından emin olun.

FB Legal Consultancy, beyan yükümlülüklerinizi etkin şekilde yerine getirmenize yardımcı olmak için özel destek sağlar.

Size nasıl yardımcı olabileceğimizi öğrenmek için bizimle iletişime geçin.